4. Manual per crear una reunió societària virtual (emissió de vot electrònic)

Manual per crear una reunió societària: ordre del dia, documentació associada i paràmetres de votació de cada un dels punts de l'ordre del dia

Per utilitzar la plataforma de votació Cercles.Coop s’ha d’haver sol·licitat la creació d’una instància pròpia. Així doncs, per implantar les passes del manual, assumim que ja teniu disponible una instància i un sistema de emissió de vídeo escollit.

Per configurar la instància a nivell d’administrador, podeu consultar documentació més amplia a https://docs.decidim.org. No obstant això, si voleu fer servir les funcionalitats específiques per preparar la reunió societària que des de CoopCat s’ha validat, us recomanem seguir únicament aquesta guia.

Alta com a administradors a la plataforma Cercles.Coop

Al formalitzar l’alta d’instància a la plataforma CerclesCoop, a l’adreça electrònica facilitada en el formulari d’alta heu de rebre un correu electrònic amb l’enllaç d’accés específic, per a l’administrador de la cooperativa, a la plataforma (comprovar safata spam).

Aquest enllaç serà únic per a cada cooperativa i condueix a l’espai de gestió a través del qual l’administrador crearà totes les reunions societàries i processos participatius que vulgui, sense limitacions.

Clicant l’enllaç, s’obre la plataforma de votació i apareix en pantalla un formulari d’ingrés: l'àlias apareix per defecte i només cal crear una contrasenya, confirmar-la i acceptar els Termes i condicions d'ús generals de la plataforma Cercles.Coop. La contrasenya d’accés com a administrador l'haureu de recordar, sinó es pot generar una nova contrasenya clicant sobre has oblidat la teva contrasenya, tal com es mostra a la imatges següent:

Un cop enregistrats, entrareu directament a la plataforma i haureu d'acceptar novament els Termes i condicions d'ús, en aquest cas, com a administradors a la plataforma. A continuació apareix en pantalla totes les opcions del Tauler de control. Al menú de dalt a la dreta apareixerà l’opció Tauler de control, tal i com es mostra a la imatge següent:

Un cop comprovat que l’administrador inicial pot accedir a la plataforma i pot començar a incorporar dades per preparar la reunió societària, caldrà accedir a l’apartat Participants > Administradores i eliminar com a administrador a l’usuari CoopCat, el qual inicialment figura com a administrador com a conseqüència d’haver donat d’alta la instància.

Preparació de la reunió societària

Si fas servir el servei ofert per Cercles.Coop ja tindràs creat per defecte el contingut dels apartats Pàgines i Àmbits de la zona de configuració i, per tant, pots adreçar-te directament a la creació de la Consulta.

El text estàndard que es proporciona a l'apartat de Pàgines cal adaptar-lo incorporant les dades de cada cooperativa.

Pàgines informatives

A la sessió Pàgines podem editar els continguts de les pàgines explicatives. En concret, es poden crear, editar i suprimir. Podem crear les pàgines que necessitem i obligatòriament caldrà crear les següents:

  • FAQ (preguntes freqüents) pages/faq

  • Termes i condicions pages/terms-and-conditions

  • Accessibilitat pages/accessibility

Podeu descarregar-vos el text estàndard d'aquestes pàgines, modificar-lo i copiar-lo a la pàgina que correspongui:

Àmbits

Abans de crear un procés de votació (consulta), necessitem crear un àmbit. Els àmbits ens serveixen per classificar els tipus de processos participatius, per exemple: consultes al socis, consells rectors, assemblees..., si no esperem tenir diversitat d'àmbits sobre els quals realitzar consultes o processos de votació, podem crear-ne un d’únic anomenat, per exemple, "reunió societària" i després podem crear un subàmbit concret, per exemple, “Assemblea General”.

En el decurs d'aquest manual farem servir els exemples de Reunió societària per definir l'àmbit i Assemblea General per definir el subàmbit.

A la secció Configuració > Àmbits fem clic a Afegir, a dalt a la dreta.

  • Nom: Reunió societària

  • Codi: reunio-societaria

Un cop creat l’àmbit general, fem clic a sobre Reunió societària i dins podrem Afegir un subàmbit que anomenarem:

  • Nom: Assemblea General

  • Codi: assemblea-general

El text de l'apartat codi no pot portar accents, dièresis, espais ni punt volat.

Consultes

El mòdul de consultes és el que farem servir per organitzar les votacions d’una determinada reunió, l'ordre del dia i la documentació associada. Si anem a la secció Consultes se’n poden crear tantes com vulguem, fent clic al botó Nova consulta de dalt a la dreta.

Programarem les assemblees i altres reunions societàries a través de l'apartat Consultes. L'apartat Assemblees és un apartat predefinit de la plataforma Decidim i té una funcionalitat diferent que no dona resposta, actualment, a les necessitats de les cooperatives, pel que fa a totes les opcions de vot social necessàries.

Hem d'omplir els camps següents:

  • Títol. Per exemple: Assemblea General Ordinària 2020

  • Subtítol. Per exemple: Assemblea anual de socis de la Cooperativa, SCCL

  • Descripció: Afegir tota la informació relativa a com participar en la assemblea. Com ara: Enllaç a la plataforma de videoconferència, hora de primera i segona convocatòria...

  • Comença la votació: Data de la assemblea

  • La votació finalitza: Data de la assemblea

  • Abast destaca: S'obrirà un desplegable i haurem d'escollir l'àmbit definit inicialment. Per exemple: Reunió societària

  • Nom curt d'URL (sense espais, ni accents, ni dièresis, ni punt volat). Per exemple: assemblea-general-2020

Altres camps recomanats:

  • Imatge del banner: Podeu posar una matge corporativa. La mida del banner serà de 1105x128. N'oferim un model.

  • URL de vídeo introductori: Podeu posar un vídeo explicatiu o bé el vídeo del broadcasting.

Si emetem el vídeo a través d'un sistema de broadcasting, com youtube, el podem afegir al camp URL de vídeo introductori tal com s'explica aquí.

Fins que no fem clic a Publicar la consulta no serà visible per als usuaris.

La consulta només s’obrirà a la data marcada. Mentrestant els socis poden entrar a la plataforma per consultar l’ordre del dia i la documentació associada, però no podran votar.

Quan vulguem obrir la votació, canviarem la data de Comença la votació a un dia anterior al de celebració de la reunió societària, quan vulguem tancar la votació mourem la data de La votació finalitza a un dia anterior al de celebració de la reunió societària.

Un cop haguem omplert la informacio general, haurem de crear les preguntes de la consulta i posteriorment les respostes. Un cop creades, a l'apartat d'informació general de la consulta apareixerà habilitada l'opció de publicar consulta. És a dir, fins que no haguem creat les preguntes amb les corresponents respostes i habilitar-les, no podrem habilitar la consulta.

Preguntes de la consulta (Ordre del dia)

Dins de la Consulta creada podrem crear totes les preguntes i respostes possibles. Les preguntes equivalen a cada punt de l'ordre del dia de la reunió i les respostes al sentit del vot que correspongui a cada pregunta. Fem clic a Preguntes al menú lateral esquerra i després Nova Pregunta fent clic al botó de dalt a la dreta.

Quan elaborem les preguntes, la primera que posarem, al marge de l'ordre del dia de la reunió, serà per confirmar assistència. És a dir, crearem una primera pregunta (per exemple: Acreditació d'assistència) amb una única resposta possible per validar autenticitat d'usuari (per exemple: Confirmo l'assistència). Llegir més

Per crear les preguntes, hem d'omplir els següents camps:

  • Títol. Per exemple: Presentació i aprovació, si s’escau, de la Memòria de Sostenibilitat del 2019 de la Cooperativa, SCCL.

  • Subtítol Per exemple: A la primera pregunta de l'ordre del dia sotmetem a votació la memòria de sostenibilitat 2019 de la cooperativa

  • Grup promotor: Aquí detallarem qui eleva a la reunió societària la pregunta. Per exemple: Consell Rector (en el cas que celebrem l'Assemblea)

  • Àmbit participatiu. Per exemple: AGO 2020

  • Què es decideix: Podeu detallar els aspectes generals o més importants d'aquest punt de l'ordre del dia.

  • Àrea municipal: Cal seleccionar el subàmbit a través del desplegable. Per exemple: Assemblea General

  • Nom curt d'URL (sense espais, ni accents, ni dièresis, ni punt volat). Per exemple: pregunta-1

Com veureu, un cop cliquem sobre la pregunta creada, al menú lateral esquerra apareixen més opcions. En concret, apareixen les opcions següents: Informació, Configuració, Respostes, Components, Categories i Adjunts. Per garantir un funcionament correcte, recomanem fer només ús de les dues següents: Respostes i Adjunts.

Així doncs, clicant sobre aquestes dues opcions podrem configurar aquests paràmetres:

  • Respostes: Podem crear totes les respostes que necessitem d'acord amb la pregunta, habitualment serà: A favor, En contra, Abstenció

  • Adjunts: En aquest apartat podrem carregar tota la documentació adjunta relacionada amb la pregunta (punt de l'ordre del dia) en qüestió.

Recordeu que per poder publicar i, per tant, fer visible una pregunta a l'àrea d'usuari de la plataforma, cal crear les respostes associades a la pregunta.

Reservarem la primera pregunta per realitzar les acreditacions. La finalitat d'aquesta pregunta és coneixer el quòrum i que el soci autentifiqui la seva identitat. La pregunta tindrà una única resposta per confirmar assistència on es demanarà a tots les persones assistents que votin en nom seu i amb els possibles vots delegats que tinguin disponibles. Llegir més

Recomanem sempre incloure per cada Pregunta la Resposta "abstenció", d'aquesta manrea podrem tenir un quorum concret de participació per cada pregunta.

Per tal de garantir el correcte funcionament de l'opció de delegació de vot, no s'ha de tocar res de l'apartat configuració de la secció preguntes. I, per tant, no s'accedirà a les opcions indicades anteriorment i que són: Configuració, Components i Categories.

Un cop efectuades les passes, ens apareixeran totes les preguntes en pantalla, tal i com es mostra a l’imatge:

Abans de publicar la pregunta ens hem d’assegurar que hi vinculem els permisos de verificació d’identitat de les persones que votaran la pregunta. Per fer això, farem clic sobre la icona amb forma de clau.

A Cercles.Coop recomanem que estiguin marcades, a totes les preguntes, les opcions següents: Verificació directa i SMS.

Això significa que només podran votar, a les preguntes de l’assemblea o una altra reunió societària, les persones que hem convidat a través del cens social virtual (verificació directa) i que a més han validat l’autenticitat de la seva identitat a través d’una acreditació que rebran al seu propi telèfon mòbil.

Un cop configurats els permisos d'accés de la pregunta, podem fer clic sobre la icona amb forma de llapis i al final del formulari de configuració de la pregunta ens apareixerà habilitada la funció de publicar la pregunta.

Importació del cens virtual de socis

El cens virtual de socis ens permet registrar les dades dels socis que assisteixen a la reunió societària i que ens serviran per autentificar-ne la identitat i també determinar el pes del vot (només en els casos que per estatuts es tingui definit el vot ponderat) i el vot delegat.

Per poder incorporar el cens de socis virtual haurem d'anar al taulell d'administració > Participants > Verificacions > Direct Verifications

Podrem fer proves de la importació i veure'n els resultats, sense fer efectiva la importació, si tenim marcada l'opció (marcada per defecte) Comprova l'estat dels usuaris

El cens social virtual s’ha d’elaborar en un document de full de càlcul. Aquest full de càlcul el guardarem en format d’extensió CSV (no guardar en format odt, ni xls, ni xsls...). A la primera fila d’aquest full de càlcul, que correspon amb la capçalera, posarem el següent text, separat per comes i sense espai (podeu copiar i enganxar la mostra):

email,nom,membership_phone,membership_type,membership_weight

Les files que omplirem a continuació seran les dades dels socis, on a cada fila posarem les dades d’un soci diferent. Recordeu separar els camps amb comes i sense espais, tal com es mostra a l’exemple:

email,nom,membership_phone,membership_type,membership_weight
[email protected],Joana Garcia,+3476318371,consumidor,1
[email protected],Miquel Puig,+34653565765,treballador,1
[email protected],Martina Grau,+34653565761,col·laborador,0.67
[...]

Significat dels camps:

  • email: Adreça de correu electrònic del soci, a través de la qual s'acreditarà com a usuari a la plataforma de votació.

  • nom: Nom i cognoms del soci. En aquest camp podem posar accents, dièresi, punts volats i espais. El sistema pren automàticament la informació d'aquest camp per assignar un nom d'usuari o un àlies al soci.

  • membership_phone: telèfon mòbil del soci, a través del qual autentificarà la seva identitat en el moment d'iniciar-se l'assemblea o la reunió societària. Ha de començar per +34

  • membership_type: Tipus de soci. Aquesta dada ens servirà, juntament amb la de membership weight, per mostrar resultats agrupant socis de la mateixa tipologia i ponderació de vot. Per tant, és important unificar els criteris de tipologia de socis i que habitualment seran: comú, consumidor, treball, treballador, col·laborador.

  • membership_weight: Pes del vot o ponderació de vot. Aquesta dada numèrica indicarà el pes del vot de cada soci. El número serà variable en funció del que determina la llei de cooperatives i els estatuts socials. Per a les cooperatives que no tenen estipulat per estatuts la ponderació de vot, aquest número sempre serà 1. Si el vot ponderat d'un soci no és un número enter cal separar els dígits amb un punt. Per exemple: 0.8

Important! Quan importem el cens virtual de socis, de manera automàtica, aquests rebran invitació per correu electrònic per accedir i registrar una contrasenya a la plataforma de votació. Per tant, els socis, a mesura que es vagin enregistrant, podran veure tot el contingut que l’administrador hagi publicat.

Ens hem d'assegurar que la consulta i les preguntes publicades són les que volem tenir disponibles perquè els socis puguin consultar i reflexionar abans de la reunió, però caldrà tenir la data d’inici de la consulta en una data futura, per tal de no permetre les votacions fins al dia de la reunió.

És recomanable haver explicat, prèviament, als socis que rebran aquesta invitació a través de la qual se’ls mostrarà un formulari d’ingrés i hauran d’escriure una contrasenya (que hauran de recordar) per formalitzar el registre. Caldrà indicar també que comprovin la safata spam.

Quan vulguem importar el cens, que alhora implica l’emissió automàtica d’una invitació als socis per accedir a la plataforma, hem de canviar l’opció seleccionada per defecte Comprova l'estat dels usuaris i marcar Registra els usuaris a la plataforma (els que ja existeixin amb anterioritat o que coincideixin amb administradors de la plataforma s'ignoraran) juntament amb Autoritza els usuaris.

Si hem d'actualitzar alguna dada al cens virtual de socis (telèfon, tipologia de sòcia o ponderació del vot) podem fer servir el mateix sistema i format. Primer, haurem de revocar aquest soci per tornar-lo a validar i ho farem amb l’opció Revoca l'autorització dels usuaris i, posteriorment, amb Autoritza els usuaris, ja amb les dades corregides.

Si l'administrador que gestiona la instància és també soci de la cooperativa amb dret a vot, caldrà que aquest usuari també consti i es verifiqui a través del cens virtual juntament amb la resta de socis, encara que estigui enregistrat a la plataforma per la seva condició d'administrador.

Delegacions de vots

Si necessitem realitzar delegacions de vots es pot fer a Participants > Delegacions

Podrem realitzar delegacions per diferents consultes (diferents reunions). Fent clic a Nova delegació, crearem la configuració per la consulta que desitgem. A través del desplegable seleccionarem la consulta sobre la qual habilitarem l'opció del vot delegat i al camp Màxim nombre de delegacions que pot rebre una sòcia indicarem el nombre màxim de delegacions que pot rebre un soci.

Podrem realitzar delegacions per diferents consultes (diferentes reunions). Fent clic a Nova delegació, crearem la configuració per la consulta que desitgem. A través del desplegable seleccionarem la consulta sobre la qual habilitarem l'opció del vot delegat i al camp Màxim nombre de delegacions que pot rebre una sòcia indicarem el nombre màxim de delegacions que pot rebre un soci.

Un cop habilitada i configurada l'opció de vot delegat, farem clic sobre Delegació per configurar els socis que atorguen el seu vot delegat i els socis que en són receptors. Per fer això, farem clic al botó Nou Participant.

Podrem seleccionar qui és l'atorgant del vot i en qui delega (receptor) escrivint el nom del soci (àlies):

Si no coneixes l'àlies de l'usuari pots visualitzar-ho a l'administració Participants > Participants. Tanmateix, recorda que l'àlies o nom d'usuari es correspon amb la informació del camp nom que s'hagi detallat al cens virtual de socis.

Per exemple, si al cens virtual hem indicat que tenim un soci de nom Martina Garauch, el seu àlies serà martina-garauch o, depenent com haguem entrat el cens, l'àlies també pot ser les lletres i dígits anterior al símbol @ de l'email, com ara: [email protected], aleshores l'àlies seria mgarauch.

IMPORTANT: si un soci ha notificat a la cooperativa que delega el seu vot, però el dia de l'assemblea, finalment, decideix assistir-hi personalment, l'administrador pot eliminar la delegació de vot d'aquest soci i, automàticament, queda deshabilitat el vot delegat al soci que n'era el receptor.

Reunió societària

Felicitats, ja ho tenim tot a punt per la reunió!

Tenim un Consulta amb les seves Preguntes publicades, tal com hem explicat anteriorment. La Consulta la tenim configurada perquè s'obri en una data futura, per permetre que els socis puguin accedir a la Consulta on veuran l'ordre del dia (Preguntes) amb la documentació corresponent, però encara no poden votar.

Votacions

Quan sigui l'hora d'iniciar la reunió i vulguem obrir la votació, canviarem la data de Comença la votació a un dia anterior al de celebració de la reunió, quan vulguem tancar la votació mourem la data de La votació finalitza a un dia anterior a la celebració de la reunió.

Acreditacions

Tal com hem detallat a l'apartat de preguntes, tindrem una primera pregunta que ens servirà per realitzar les acreditacions. Quan comenci el procés de votació, caldrà indicar als socis que responguin a aquesta primera pregunta. La finalitat és, d'una banda, verificar l'autenticitat del soci i, de l'altra, establir el quòrum que participa a la reunió societària. Aquesta pregunta, com s'ha indicat, només tindrà una única opció de resposta, tipus "Confirmo assistència". Per a aquesta pregunta, es demanarà a totes les persones assistents que votin en nom seu i, en el cas de vots delegats, que també votin amb el dels possibles vots delegats que tinguin assignats.

Resta de les votacions

Les persones que condueixen la reunió aniran guiant i explicant punt per punt i indicant quan es realitza cada votació. Si per alguna raó unes preguntes condicionen altres o hi ha un temps limitat per votar una pregunta en concret i després ja no s'accepten més votacions ho controlarem Publicant o Despublicant la pregunta, entrant a Taulell d'administració > Consultes > Consulta en qüestió > Preguntes > Pregunta en qüestió, al final de tot el formulari trobarem el botó Publicar/Despublicar

Quan sigui el moment de votar, entrant a cada pregunta es podrà realitzar la votació, fent clic al botó Votació. Les sòcies receptores de vots delegats veuran un avís a sota del botó de votar. Si fan clic al botó, votaran en el seu nom, però si fan clic a l'avís de sota, podran votar en nom de les persones que li han delegat el vot:

Un cop votat, i mentre la pregunta estigui publicada i el període de votacions obert, la persona votant podrà revocar (desfer) el seu vot i canviar el sentit del vot. Si es vol impedir que sigui possible canviar el vot, com s'ha comentat, caldrà despublicar la pregunta quan es vulgui tancar la votació d'aquesta.

Visualització de resultats

Quan s'hagi finalitzat la reunió o el temps establert per votar, per visualitzar els resultats l'administrador ha de tornar a la configuració de la Consulta (tauler d'administració > Consultes, fer clic sobre el nom de la Consulta en qüestió i canviar la data La votació finalitza a un dia anterior al de celebració de la reunió. Aleshores, cal fer clic sobre el botó Actualitza i, automàticament, apareix una nova opció que és Resultats a la barra lateral esquerra.

En aquest apartat de Resultats podem veure, per a cada pregunta, les respostes quantificades per tipologia de soci i pes del vot que hem definit al cens.

Publicació de resultats

Quan tanquem la consulta i, per tant, les votacions, a l'apartat Consulta > Configuració, a baix de tot, apareix un nou botó que és Publica els resultats.

Si la vostra cooperativa no té recollida per estatuts la ponderació de vot i, per tant, el pes del vot de cada soci és 1, podem mostrar a la mateixa plataforma de votació els resultats de cada pregunta fent clic al botó Publica els resultats, indicat anteriorment. Aquesta manera de mostrar els resultats de la votació també es pot utilitzar si, en el cas descrit anteriorment, a més, s'ha utilitzat vot delegat.

Si la vostra cooperativa o federació té vot ponderat i, per tant, el còmput de vots requereix realitzar càlculs que tenen a veure amb tipologia de sòcies, ponderació de vot, majories qualificades... No publiqueu premeu Publica els resultats. Els administradors haureu de fer el càlcul segons la informació que apareix al tauler d'administració Resultats i els resultats es comunicaran als socis mitjançant altres canals.

Per exemple: Mentre els administradors fan els càlculs poden compartir pantalla a través del sistema de videoconferència i mostrar, d'aquesta mateixa manera, el resultat final de cada pregunta amb el nombre de vots que ha obtingut cada opció de resposta de cada pregunta. Altrament, els administradors poden fer, sense la pressió visual, els càlculs sense mostrar-ho per videoconferència, per posteriorment projectar una graella resum del nombre de vots en funció del tipus de soci i el resultat final de cada pregunta amb el nombre de vots que ha obtingut cada opció de resposta de cada pregunta.

Sessió de capacitació en l'ús de la plataforma de votació Cercles.Coop

Visualitza el vídeo de capacitació on es mostra com utilitzar l'àrea d'administrador i es resolen dubtes tècnics i jurídics:

CerclesCoop