2. Necessitats tècniques per organitzar i celebrar reunions virtuals

Cada cooperativa compta amb uns estatuts propis que les habilita a realitzar la seva assemblea general o altres reunions societàries amb diferents especificitats. No obstant això, hi ha un seguit de funcionalitats que són necessàries per tal de poder organitzar una reunió virtual:

  1. Emissió de vídeo en directe

  2. Participació de les sòcies en directe

  3. Votacions durant la reunió

En aquesta guia proposarem un seguit d'eines de tercers que cobriran els punts 1 i 2. En canvi, pel que fa al punt 3 ens centrarem en la plataforma Decidim que ja fan servir diverses cooperatives i sobre la qual s'han desenvolupat diverses funcionalitats enfocades a cobrir les necessitats de les cooperatives.

1. Emissió de vídeo en directe

Amb la celebració de reunions virtuals volem aproximar-nos al màxim a la celebració presencial, per això el sistema de videoconferència és el que més ens hi apropa ja que ens permet transmetre vídeo i àudio al mateix temps.

Consells tècnics a tenir en compte per celebrar les reunions virtuals:

  • Connectivitat (banda ampla o connexió mòbil): Sempre cercarem la màxima velocitat per a l'emissió de vídeo; fibra òptica en el cas de banda ampla i 4G per connexions mòbils. Sempre que sigui possible, recomanem fer ús de connexions de banda ampla.

    Quan ens connectem a una connexió de banda ampla sempre és recomanable fer-ho directament per cable, ja que si ho fem amb WIFI perdrem velocitat de connexió.

    La majoria de sistemes de videoconferència permetran la participació via mòbil i sense necessitat d'una connexió de banda ampla. Això pot ser d’utilitat per socis que s’ubiquin en zones geogràfiques sense altres alternatives. És important assegurar-se que es disposa de bona cobertura (a poder ser 4G) i tenir dades disponibles.

  • Dispositius de què disposem: ordinador, tauleta o telèfon intel·ligent. Els socis que participin principalment com a espectadors poden fer servir qualsevol dispositiu que disposi d'una bona connectivitat. En canvi, tots els participants que hagin d’emetre vídeo o compartir documents durant la reunió els recomanem participar amb ordinador.

Per aprofundir sobre el sistema de vídeo en directe, consulta l'apartat següent:

2. Participació de les sòcies en directe

Recomanem aprofitar l'eina que s'esculli per emetre el vídeo en directe, ja que habitualment contenen un sistema de participació. Segons el sistema escollit i el mode de funcionament serà possible:

  • Participar amb veu i vídeo: Quan el nombre de sòcies que participen és petit és pot realitzar una videoconferència grupal. També quan les sòcies participen en mode webinar, la sòcia que demana torn de paraula se li pot activar la càmera i l’àudio perquè participi verbalment.

  • Participació via xat: Els sistemes de videoconferència també tenen incorporat un xat. Altrament, quan s'emet la reunió societària en mode broadcasting (les sòcies que condueixen la reunió es connecten a través de la plataforma de videoconferència i la resta de sòcies ho fan a través d’un segon sistema d’emissió i participació en directe, com ara el youtube), en aquest cas, la participació de les sòcies en directe no seria possible, només ho seria via xat o altres formes addicionals de participació com canal de telegram, sms...

3. Votacions durant la reunió

Addicionalment al servei de videoconferència i als serveis que es considerin oportuns per garantir la participació de les sòcies, per a la celebració de reunions societàries virtuals entra en joc un tercer element que és clau: el sistema de votació.

En aquest cas, s’emprarà la plataforma Decidim on hem inclòs un seguit de components adaptats i d’altres creats a mida per a les cooperatives i que permetrà que les sòcies puguin votar. Aquests nous components són:

Cens virtual i verificació de les sòcies

La cooperativa haurà de disposar i preparar el cens virtual de socis amb les dades següents:

  • Nom complet de la persona

  • Adreça de correu electrònic

  • Número de telèfon mòbil

  • Tipologia de sòcia

  • Ponderació del seu vot

A través del cens virtual de socis i les dades detallades s'estableix un procés de verificació en dues passes: email i sms. D'aquesta manera es garanteix que les persones inscrites a la Plataforma de votació i les participants finals coincideixin i no hi hagi alteració en el quòrum.

Delegació de vot

Per a les cooperatives que emprin el sistema de delegació de vot, el component permet:

  • Crear, modificar i anul·lar delegacions.

  • Configurar el nombre màxim de delegacions per soci.

  • Les sòcies poden realitzar votacions en nom propi i, per separat, en nom de les sòcies que li han delegat.

Resultats de les votacions

  • La cooperativa pot consultar els resultats de cada votació que figuraran agrupats per tipologia de socis i ponderació del vot.

En la següent pàgina teniu més informació sobre el sistema de votacions Decidim i les extensions: