1. Guia jurídica per a les reunions societàries virtuals a les cooperatives

Guia per preparar, convocar i celebrar reunions societàries virtuals

1. INTRODUCCIÓ

Arran de la crisi provocada per la COVID-19 moltes cooperatives es veuen obligades a realitzar les seves reunions societàries (assembles generals, consells rectors, reunions de comissions... ) per mitjans virtuals, per aquest motiu CoopCat ofereix una guia adaptada a les necessitats del moment.

Aquesta guia inclou orientacions i recomanacions per organitzar, convocar i celebrar reunions dels òrgans socials de les cooperatives d’acord amb la Llei de cooperatives 12/2015, els propis estatuts societaris i, excepcionalment, el que estableixen les successives normes publicades, de mesures extraordinàries en matèria de cooperatives, com a conseqüència de la crisi derivada de la COVID-19:

Decret Llei 7/2021, de 9 de febrer, de mesures extraordinàries en matèria de cooperatives, empreses i entitats de l'economia social, com a conseqüència de la crisi derivada de la COVID-19 i de modificació del Decret llei 16/2020, de 5 de maig, de mesures urgents complementàries en matèria de transparència, ajuts de caràcter social, contractació i mobilitat per fer front a la COVID-19.

Decret Llei 47/2020, de 24 de novembre, de mesures extraordinàries de caràcter econòmic en el sector de les instal·lacions juvenils, de mesures en el sector de les cooperatives, així com els articles 3.4, 3.7, 3.8 i 6 del Decret Llei 19/2020, de 19 de maig, de mesures complementàries en matèria social i sanitària per pal·liar els efectes de la pandèmia generada per la COVID-19, encara vigent.

2. ASSEMBLEA GENERAL

2.1. CONVOCATÒRIA

La cooperativa ha de fer la convocatòria segons ho faci habitualment d’acord amb els estatuts socials. Cal tenir en compte que, fins a 31 de desembre de 2022 i de manera excepcional, també es pot convocar emprant mitjans telemàtics, encara que els estatuts socials no ho prevegin. Així doncs, per a la convocatòria telemàtica, la cooperativa ha de disposar de les dades de les sòcies (email, telèfon mòbil...).

ADVERTÈNCIA: De manera excepcional i fins al 31 de desembre del 2022, sempre que continuïn en vigor les mesures d'emergència sanitària que limitin la mobilitat de les persones o exigeixin mantenir una distància física interpersonal que dificulti o impedeixi concentrar un nombre elevat de persones en el mateix lloc, es prorroguen totes les mesures que estableix el capítol II del Decret llei 47/2020, llevat les que preveuen els articles 11 i 12, les quals han estat modificades en el Decret llei 7/2021.

RECOMANACIÓ: Per a convocatòries telemàtiques, recomanem emprar una empresa certificadora que permeti disposar d’un registre, amb validesa legal, de l’enviament, de la recepció, la data de la comunicació i el seu contingut.

Termini

De manera excepcional i fins al 31 de desembre de 2022, encara que els estatuts de les societats cooperatives no ho prevegin, el Consell Rector pot convocar amb l'antelació mínima i màxima que consideri pertinent les assemblees generals, tant ordinàries com extraordinàries, sempre tenint en compte la urgència de l'acord que cal adoptar.

ADVERTÈNCIA: És responsabilitat del Consell Rector adoptar les mesures, segons les circumstàncies concretes, per tal que els socis i sòcies puguin rebre la convocatòria i concórrer a la sessió de l'assemblea amb les garanties pertinents.

Formes de comunicació

Així doncs, la convocatòria s’ha de fer arribar a les sòcies segons prevegin els estatuts:

• De manera individual, on es poden emprar mitjans telemàtics, encara que els estatuts no ho prevegin i de manera excepcional fins a 31 de desembre de 2022.

• Els estatuts poden establir que l’assemblea pugui ésser convocada mitjançant anunci publicat al web corporatiu, sempre que aquest web hagi estat inscrit i publicat en els termes establerts a la Llei 12/2015.

• Si no es disposa de web corporatiu, els estatuts poden disposar, quan la convocatòria afecti a cooperatives de més de cinc-cents socis, que la notificació individualitzada pugui ésser substituïda per la publicació en un mitjà de màxima difusió en l'àmbit d'actuació de la cooperativa.

En tot cas, s'ha de publicar un anunci en el domicili social.

Els estatuts poden establir mecanismes de publicitat addicionals als que disposa la Llei i obligar la societat cooperativa a gestionar telemàticament un sistema d'alerta als socis en relació als anuncis de convocatòria inserits en el web corporatiu.

RECOMANACIÓ: Es recomana convocar a les sòcies registrades a la cooperativa per tramesa individual, ja sigui per correu electrònic (els que en tinguin) o postal. Es recomana també publicitar-ho al web corporatiu o al web, encara que no estigui inscrit com a tal, i a tots els establiments o centres de treball de la cooperativa, com a publicitat addicional.

Contingut

A la convocatòria, en tot cas, s’hi ha de fer constar el contingut següent:

1. Fer referència a la normativa vigent

En el text de la convocatòria s’ha de fer referència a la normativa vigent en els termes següents:

“Per tal de contribuir a pal·liar els efectes de la pandèmia generada per la COVID-19, així com per vetllar per la salut de les persones sòcies, el Consell Rector de la NOM DE LA COOPERATIVA, reunit el passat POSAR LA DATA, va convocar l'Assemblea General Ordinària/Extraordinària i va acordar dur-la a terme per videoconferència i, per tant, els acords s'adoptaran virtualment. Aquesta mesura es pren a l'empara del que recull l'article 9.1, sobre mesures relatives a la convocatòria i celebració de les assemblees generals, del Decret Llei 47/2020, de de 24 de novembre, de mesures extraordinàries de caràcter econòmic en el sector de les instal·lacions juvenils, de mesures en el sector de les cooperatives, així com allò que estableix el Capítol 1 del Decret Llei 7/2021.”

La convocatòria es tancarà amb la fórmula que millor s’escaigui, segons el procediment que efectuï cada cooperativa. El requisit bàsic que ha de considerar el text de tancament és fer referència a la metodologia emprada per fer arribar a les sòcies la convocatòria i la documentació associada.

Vegeu els exemples:

Exemple 1:

Així doncs, em plau fer arribar, a tots els socis i sòcies, la present convocatòria a través de les seves adreces de correu electrònic, juntament amb la documentació associada a cada un dels punts de l'ordre del dia.

Exemple 2:

Així doncs, em plau fer arribar, a tots els socis i sòcies, la present convocatòria a través de les seves adreces de correu electrònic, juntament amb l'enllaç web que condueix a la documentació associada a cada un dels punts de l'ordre del dia.

2. Vot social

En relació amb el vot de cada sòcia (vot individual o vot ponderat), cal comunicar, a la convocatòria, els vots individuals o ponderats que corresponguin a cada persona sòcia segons estatuts.

Així mateix, per l’excepcionalitat de la situació, es pot informar dels vots socials a través d’altres mitjans, com ara: informació penjada al web, tramesa personalitzada per email, per sms, per whatsapp o altres canals específics de comunicació generats per la cooperativa a fi de vetllar per la informació cap als socis i sòcies. En tot cas, si s’empren aquests mitjans, cal advertir que el Consell Rector és qui assumeix la responsabilitat de que la informació arriba a les sòcies, mesura que es pren de manera proporcional amb les mesures proposades per a la protecció de la salut de les persones.

RECOMANACIÓ: Recomanem que s’adjunti a la convocatòria el nombre de vots individuals o ponderats que corresponen a cada sòcia, sempre que sigui possible, físicament si aquesta s’emet per correu postal o a través d’arxiu en cas que s’enviï per correu electrònic o altres mitjans telemàtics.

3. Convocatòria

A banda de fer constar les raons excepcionals per les quals s’ha decidit fer l’Assemblea per mitjans virtuals, el Consell Rector ha d’especificar de forma detallada com es durà a terme en primera i en segona convocatòria, essent responsabilitat del Consell Rector adoptar les mesures pertinents, per tal que les persones sòcies rebin la convocatòria i puguin participar a l’assemblea.

4. Documentació relacionada amb els punts de l’ordre del dia

A la convocatòria s’ha de fer possible l’accés, d’ençà del moment en què aquesta s’emeti o es formalitzi, als documents relatius als acords que se sotmetin a l’assemblea i a tota la documentació relacionada amb els punts de l’ordre del dia. Per tant, cal que les sòcies pugui obtenir els documents virtualment, tret que se li hagin tramès junt amb la convocatòria, ja siguin físicament o virtualment.

5. Assemblees preparatòries

Si no se celebren assemblees preparatòries, s’haurà d’especificar expressament i exposar els motius de no fer-les. Aquests motius no són altres que vetllar per la protecció de la salut de les persones sòcies i caldrà fer referència a l’excepcionalitat permesa a l’empara del Decret Llei 47/2020 (article 9.6) i Decret Llei 7/2021 (capítol I).

6. Delegació de vot

De forma excepcional i fins a 31 de desembre de 2022, encara que llurs estatuts no ho prevegin, les cooperatives poden determinar representacions a través del vot delegat on cada persona sòcia pot representar com a màxim altres 5 vots a banda del seu propi.

Per a aquelles cooperatives que facin ús de la delegació de vot, es recomana adjuntar a la convocatòria el formulari de delegació amb el sentit del vot. També recomanem que s’inclogui, al formulari de delegació, un espai per si la persona sòcia vol que qui la representi faci en nom seu algun comentari perquè consti a l’acta de la reunió, si així ho determina la sòcia.

RECOMANACIÓ: Es recomana determinar un termini màxim de recepció de vots delegats, per part de la cooperativa.

2.2 ASSISTÈNCIA

A) En cas de celebrar l’Assemblea per videoconferència:

• Per facilitar la tasca de preparació tècnica, caldrà que el soci i sòcia que assisteixin a l'Assemblea, prèviament s'enregistrin a través d'un formulari web que consideri un procés d'autentificació. S'hauria d’establir un sistema de contrasenya personal per a la persona sòcia per poder accedir a l'Assemblea.

• El formulari d'accés hauria d’incloure l'autorització per al tractament de dades (Consulta un model: aquí).

• Per a aquelles cooperatives en què totes les sòcies apareguin o puguin aparèixer en pantalla, s’hauria de demanar per a cada sòcia l'autorització de cessió d'imatge. (Consulta un model: aquí).

B) En cas de celebrar l’Assemblea presencialment:

• Garantir la protecció de les sòcies (mascaretes, gel hidroalcohòlic i distància entre persones, guants si s’ha de manipular paper).

• Per facilitar la tasca de preparació tècnica i logística, es recomana que les sòcies que assisteixin a l’Assemblea ho hagin de notificar amb antelació.

• Es recomana no lliurar paper o no manipular papers físicament durant la celebració de l’Assemblea. Per a l’emissió de vot, es pot fer a mà alçada i si el vot és secret s’hauran de seguir els protocols de desinfecció i manipulació de papers. Així mateix, es pot emprar el sistema de votació virtual Cercles.Coop per evitar l’ús de paper.

• Totes les mesures que s’apliquin i les recomanacions s’han de recollir en un Pla de Contingència específic per a la celebració de l’Assemblea o reunió societària.

• En cas de dubte o no conèixer amb exactitud les mesures específiques en matèria de prevenció de la salut, caldrà consultar a Protecció Civil les mesures específiques del municipi on se celebri l’assemblea.

RECOMANACIÓ: Es recomana que cada sòcia faci arribar a la cooperativa una declaració responsable en matèria de salut pública (Consulta un model: aquí).

Atesa la variabilitat que s’està donant pel que fa a les afectacions de la COVID-19 arreu del territori, la importància de pal·liar els seus efectes i la importància de vetllar per la salut de les persones sòcies, recomanem a les cooperatives no celebrar assemblees presencials, llevat que les sòcies es puguin considerar grups de convivència o unitats familiars, tal i com estableixen els protocols sanitaris vigents i respectant les mesures concretes a tal efecte.

ADVERTÈNCIA: En el cas d’assemblees en què una part dels socis assisteixin de manera presencials i altres de manera virtual, cal tenir en consideració els límits establerts per la normativa de protecció civil en quan a persones reunides físicament.

Així mateix, es pot desenvolupar una assemblea presencial, respectant els límits establerts per la normativa de protecció civil en quan a persones reunides físicament, on la resta de socis ho fan per vot delegat (o representacions de vot)

2.3. ACTA DE LA REUNIÓ

S’haurà de fer constar que l’assemblea s’ha celebrat telemàticament a l’empara de la normativa legal vigent, en els termes següents:

“Abans d'obrir l'ordre del dia, el president/la presidenta exposa que per tal de contribuir a pal·liar els efectes de la pandèmia generada per la COVID-19, així com per vetllar per la salut de totes les sòcies, el Consell Rector de NOM DE LA COOPERATIVA, en sessió celebrada el passat POSAR LA DATA, va acordar convocar l'Assemblea General Ordinària/Extraordinària perquè es realitzi de manera telemàtica i, per tant, els acords s'adoptaran per mitjans virtuals. Aquesta mesura es pren a l'empara del que recull l'article 9, sobre mesures relatives a la convocatòria i celebració de les assemblees generals, del Decret Llei 47/2020, de de 24 de novembre, de mesures extraordinàries de caràcter econòmic en el sector de les instal·lacions juvenils, de mesures en el sector de les cooperatives, així com del capítol I del Decret Llei 7/2021. En la sessió de Consell Rector celebrada POSAR DATA es va acordar l'ordre del dia que es proposaria a l'Assemblea General i es va procedir a convocar-la en data POSAR DATA. La documentació associada a l'ordre del dia estava ja a disposició de les sòcies i se'ls va fer arribar per DETALLAR MECANISME EMPRAT (correu electrònic/enllaç web/correu postal/...). DETERMINAR NOMBRE DE DIES dies abans de la realització de l'Assemblea General Ordinària/Extraordinària; es va enviar novament INDICAR MECANISME EMPRAT (un correu electrònic, un sms... ) de recordatori amb la documentació INCIAR FORMA ESTABLERTA (adjunta/enllaç web). Es va confirmar, amb tots els socis i sòcies, INDICAR MECANISME EMPRAT (via telefònica/via whtasapp... )la correcta recepció de la convocatòria i la documentació associada i s'ha confirmat que les persones sòcies disposen dels mitjans necessaris per participar amb garanties a l'Assemblea. “

Altres aspectes a incloure a l'Acta:

• Que la reunió s’entén celebrada al domicili social de la cooperativa, tal i com es recull es recull a la normativa vigent: Decret Llei 7/2021 i 47/2020.

• Especificar de forma detallada com s’ha dut a terme: virtualment o presencialment, en primera o segona convocatòria, eines virtuals emprades per garantir la participació de les sòcies i exercir el dret a vot...

El secretari o secretària del Consell Rector ha de deixar constància expressa que ha reconegut la identitat de totes les persones assistents i que han disposat dels documents sotmesos a l’assemblea des de la convocatòria.

Fórmula de tancament de l'acta:

“Atès que les persones presents no tenen més comentaris, suggeriment i /o dubtes, el president/la presidenta aixeca la sessió a les DETALLAR HORA i jo, NOM SECRETARI/SECRETÀRIA, com a secretari/secretària del Consell Rector deixo constància expressa que he reconegut, a través de DETALLAR EL MECANISME (reconeixement visual / a través de reconeixement de registre informàtic/...), la identitat de totes les persones assistents, també deixo constància que totes les persones membres assistents a l'Assemblea General Ordinària/Extraordinària han pogut exercir el seu dret de participació intervenint INDICAR MECANISMES EMPRATS (verbalment / via xat / via whatsapp...)”

Si s'escau, també posar:

“Per últim, faig constar que en finalitzar la sessió es procedeix a la lectura de la present acta que s'aprova per DETALLAR L’OPCIÓ (unanimitat/per majoria de vots... ) dels presents”.

En el cas que no es procedeixi a aprovar l’acta abans de finalitzar la sessió, aquesta s’enviarà de forma immediata, i com a màxim en els tres dies següents a la reunió, a cadascuna de les persones assistents, bé a les adreces de correu electrònic o a través d’altres mitjans telemàtics emprats.

3. ALTRES REUNIONS SOCIETÀRIES

Per preparar, convocar i celebrar altres reunions societàries es poden seguir els mateixos mecanismes establerts per a les Assemblees Generals, només s’haurà d’adaptar la literatura de les fórmules proposades i la metodologia al tipus de reunió que se celebri, ja sigui de Consell Rector, de Comissions o altres òrgans societaris que tingui definits per estatuts la cooperativa.

Recordatori: Cal tenir en compte que, excepcionalment, fins a 31 de desembre de 2022, el Consell Rector i les Comissions poden adoptar acords sense sessió, encara que els estatuts de la societat cooperativa no ho prevegin, sempre que ho decideixi la persona que els presideix o ho sol·licitin almenys dos membres.

4. CERTIFICATS

Els certificats d’assemblea o de consell rector s’elaboraran amb els mateixos criteris i aplicant els mateixos requeriments previstos a la Llei 12/2015, tanmateix es recomana afegir un punt en el certificat que faci referència a la normativa vigent, Decret Llei 7/2021 i Decret Llei 47/2020, en els termes següents:

“Que segons figura al Llibre d'Actes de l'Assemblea General es deixa constància del procediment efectuat per convocar i dur a terme l'esmentada Assemblea General Ordinària/Extraordinària, la qual es realitza per videoconferència a l'empara del que recull l'article 9, sobre mesures relatives a la convocatòria i celebració de les assemblees generals del Decret Llei 47/2020, de de 24 de novembre, de mesures extraordinàries de caràcter econòmic en el sector de les instal·lacions juvenils, de mesures en el sector de les cooperatives, així com el capítol I del Decret Llei 7/2021.”

5. RECOMANACIÓ GENERAL

De forma excepcional i en virtut del regulat al Decret Llei 7/2021 i al Decret Llei 47/2020 les cooperatives, encara que llurs estatuts no ho prevegin, poden celebrar reunions dels òrgans socials per videoconferència. Així mateix, la Llei 12/2015 de cooperatives permet recollir en els estatuts socials l’opció de realitzar assemblees generals i reunions de consell rector, així com d’altres òrgans socials a través de videoconferència.

Atès que la incertesa actual ens pot portar a pensar que conviurem durant bastant temps amb les conseqüències de la COVID-19, recomanem a les cooperatives que modifiquin els estatuts socials per permetre la realització de reunions societàries per mitjans virtuals.

Per ara, hi ha una norma que ho permet, encara que els estatuts no ho prevegin, però ens podem trobar que l’excepcionalitat es torni normalitat i necessitem durant un temps indefinit celebrar reunions amb aquestes condicions.

A continuació exposem una orientació de redactat que s’haurà d’adaptar en funció dels estatuts socials de la cooperativa:

L'Assemblea general i el Consell Rector AFEGIR, SI S’ESCAU, ALTRES ÒRGANS SOCIALS RECOLLITS EN ELS ESTATUTS SOCIALS, òrgans socials de la COOPERATIVA, poden tenir lloc mitjançant videoconferència o un altre mitjà de comunicació. En qualsevol cas, ha de quedar garantida la identificació de les persones assistents, la continuïtat de la comunicació, la possibilitat d'intervenir en les deliberacions i l'emissió de vot. S'entén que la reunió es duu a terme en el lloc on es troba la persona que la presideix.

En els òrgans socials de la COOPERATIVA s'ha de poder emetre el vot de forma telemàtica. El Consell Rector ha de garantir la seguretat i el secret del vot, quan aquesta possibilitat se sol·liciti, especialment davant tercers que no siguin membres de l'Assemblea General o del Consell Rector. Igualment, s'ha de poder acreditar de forma fefaent l'emissió del vot i la recepció del mateix per part de la presidència de la reunió. A tots els efectes, s’entendrà que la reunió ha tingut lloc al domicili de la persona que la presideix.

Versió revisada el febrer de 2021

Aquesta guia està subjecta a una llicència de Reconeixement-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional de Creative Commons i ha estat elaborada per la Confederació de Cooperatives de Catalunya, l’àrea de coordinació jurídica i les Federacions de Cooperatives.